La gestion électronique des documents et le Content Management System
La GED AIRS
GILAI met à disposition de ses membres latins un système complet de gestion des documents. La GED AIRS est opérationnelle dans l’ensemble des Offices AI latins, à la grande satisfaction des utilisateurs qui ont noté que l’efficacité journalière a été considérablement augmentée par l’apport de nouvelles possibilités de gestion. En 2022, le fournisseur de la solution GED a livré deux releases dans le cadre du développement continu de la solution GED de GILAI et de l’enrichissement de son catalogue de fonctionnalités. La release 3.5 a permis l’amélioration du traitement du flux d’entrée papier et électronique. La release 3.6 a ajouté la possibilité de livraison des exports de documents via le service de stockage et de partage hébergé par GILAI. De plus, cette année 2022 a permis d’entamer le travail de migration, appelé Release 4.0, vers une nouvelle version majeure de la solution de GED distribuée par Digitech. Ce travail est une entreprise importante qui permettra à GILAI de continuer l’exploitation et le développement de cette solution. La commission utilisateurs GED (COMUT) a été sollicitée dans le cadre de sondages sur l’intérêt de nouvelles fonctionnalités proposées par certains Offices AI dont une possibilité d’export de documents personnalisables par entité ainsi qu’une intégration entre la solution FADA (Facturation automatisée et digitale de l’AI) et la GED AIRS. Ces demandes, validées par la COMUT, seront analysées et réalisées courant 2023.
Le projet ECM
Un nouveau système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) est développé en collaboration avec le pool informatique IGS Sàrl. Le cercle des sociétaires d'IGS Sàrl et le cercle des membres de GILAI se recoupent largement. Le système ELAR d'IGS, utilisé par les Offices AI de Suisse alémanique, ne sera plus entretenu dans un avenir proche et devra impérativement être remplacé. Du côté de GILAI, il existe une plus grande flexibilité ; le système GED AIRS de GILAI utilisé par les Offices AI latins a un cycle de vie plus long. En 2015, le comité de GILAI a décidé d'approfondir la collaboration avec IGS Sàrl et le projet d'une gestion de contenu d'entreprise (ECM) commune pour OCAS/CC/OAI a été lancé. Ce projet représente un investissement important dans l'avenir numérique.
Depuis 2021, le projet se trouve dans la phase de réalisation pour le pilotage à la SVA Zurich. En 2022, GILAI a renforcé son engagement dans le projet. Cela a été déclenché par les échanges entre les mandants du projet (IGS Sàrl et GILAI). Concrètement, des ateliers spécifiques ont été organisés dans les domaines de la connexion de Web@AI, de la Business Intelligence (BI) et de la migration de la GED AIRS. Ainsi, GILAI a pu introduire en fin d'année une nouvelle version de Web@AI, qui dispose d'une interface avec ECM. Cette version sera encore développée en 2023. Par ailleurs, GILAI a travaillé intensément avec des spécialistes des Offices AI à la vérification et à la validation des processus AI qui constituent un élément important et critique pour la réussite de la nouvelle solution.
Du point de vue du projet global, il a été constaté début 2022 que le degré d'achèvement n'évoluait pas comme prévu. Il en résulte une prolongation qui est en grande partie due à des extensions de scope pour des raisons techniques depuis l'appel d'offres en 2018. Au moment de l'appel d'offres en 2018, les exigences ont évolué. Un remplacement 1:1 sur la base des hypothèses initiales, avec lesquelles un appel d'offres public a été lancé en 2018, n'a guère de sens et doit être orienté vers les nouvelles possibilités qui se présentent afin de pouvoir exploiter le potentiel de la numérisation. Cela a eu des répercussions sur le catalogue d'exigences et les objets de livraison. Au milieu de l'année 2022, le processus de clarification et de replanification a pu être achevé en impliquant toutes les parties prenantes.