Das elektronische Dokumentenmanagement und das Content Management System

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Das DMS A.I.R.S.

GILAI stellt seinen lateinischen Mitgliedern ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung. Das DMS A.I.R.S. ist zur grossen Zufriedenheit der Benutzerinnen und Benutzer in allen lateinischen IV-Stellen in Betrieb. Die Benutzerinnen und Benutzer beobachteten eine deutliche Steigerung der täglichen Effizienz durch die neuen Verwaltungsfunktionen. 2022 lieferte der DMS-Provider im Rahmen der Weiterentwicklung der DMS-Lösung von GILAI und für den Ausbau ihrer Funktionen zwei Releases. Das Release 3.5 ermöglichte eine bessere Abwicklung des Papier- und elektronischen Dokumenteneingangs. Mit dem Release 3.6 wurde die Möglichkeit hinzugefügt, Dokumente über den von GILAI gehosteten Speicher- und Sharingdienst zu exportieren. 2022 konnte zudem mit der Migration des Releases 4.0, einer neuen DMS-Hauptversion von Digitech, begonnen werden. Dieser Wechsel ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass GILAI den Betrieb und die Entwicklung dieser Lösung sicherstellen kann. Die DMS-Benutzerkommission beteiligte sich an der Umfrage zum Nutzen neuer Funktionen bei den IV-Stellen. Die Umfrage ergab folgende Anforderungen: Die Erweiterung des Exports von durch die IV-Stellen anpassbaren Dokumenten sowie einer Integration zwischen FADA (automatische und digitale Rechnungsstellung der IV) und dem DMS A.I.R.S. Diese von der Benutzerkommission geprüften Anforderungen werden 2023 analysiert und umgesetzt.

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Das Projekt ECM

Zusammen mit dem Informatikpool IGS GmbH wird ein neues System für das Enterprise Content Management (ECM) entwickelt. Der Gesellschafterkreis der IGS GmbH und der Mitgliederkreis von GILAI weisen eine hohe Überschneidung auf. Das von den Deutschschweizer IV-Stellen genutzte IGS-System ELAR fällt in absehbarer Zeit aus der Wartung und muss zwingend abgelöst werden. Seitens GILAI besteht mehr Flexibilität; das von den lateinischen IV-Stellen eingesetzte GILAI-System DMS A.I.R.S. hat einen längeren Lebenszyklus. 2015 beschloss der Vorstand von GILAI, die Zusammen-arbeit mit IGS GmbH zu vertiefen und es wurde das Projekt für ein gemeinsames Enterprise Content Management (ECM) für SVA/AK/IVS gestartet. Das Projekt ist eine bedeutende Investition in die digitale Zukunft.

Seit 2021 befindet sich das Projekt in der Realisierungsphase für die Pilotierung bei der SVA Zürich. Im 2022 hat GILAI sein Engagement im Projekt verstärkt. Dies wurde durch den Austausch zwischen den Projektmandanten (IGS GmbH und GILAI) ausgelöst. Konkret wurden spezifische Workshops in den Bereichen der Anbindung von Web@AI, der Business Intelligence (BI) und der Migration des DMS A.I.R.S. durchgeführt. So konnte GILAI Ende Jahr eine neue Version von Web@AI  einführen, die über eine Schnittstelle zu ECM verfügt. Diese Version wird 2023 weiter ausgebaut. Im Weiteren arbeitete GILAI mit Fachleuten der IV-Stellen intensiv an der Überprüfung und Freigabe der IV-Prozesse, die ein wichtiger, erfolgskritischer Bestandteil der neuen Lösung sind.

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Aus Sicht Gesamtprojekt wurde Anfang 2022 festgestellt, dass der Fertigstellungsgrad sich nicht wie geplant entwickelt. Daraus resultiert eine Verlängerung, welche zu einem grossen Teil auf technisch bedingte Scope-Erweiterungen seit der Ausschreibung im 2018 zurückzuführen ist. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung im 2018 haben sich die Anforderungen entwickelt. Eine 1:1 Ablösung auf Grundlage der ursprünglichen Annahmen, mit der im 2018 eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt wurde, ist wenig sinnvoll und muss auf die sich bietenden neuen Möglichkeiten ausgerichtet werden, um das Potenzial der Digitalisierung nutzen zu können. Das hatte Auswirkungen auf den Anforderungskatalog und die Lieferobjekte.