Gestione elettronica dei documenti
I nostri strumenti di GED (Gestione Elettronica di Documenti) e di dematerializzazione consentono una gestione centralizzata e sicura dei documenti. Automatizzando i processi di archiviazione, condivisione e ricerca, l’accesso rapido all’informazione risulta più semplice. Tali soluzioni consentono anche di garantire la conformità alla normativa e di ottimizzare i flussi di lavoro negli uffici.
Nel 2025 abbiamo lavorato in modo particolare sull’ammodernamento degli strumenti di gestione documentale. La versione del software AIRS di gestione documenti è stata aggiornata nei nove uffici che ne erano già dotati. Un lavoro intenso, svolto nei primi mesi dell’anno, e che ha consentito di migliorare il comfort degli utenti che ora dispongono di una migliore interfaccia. Nella seconda parte dell’anno ci siamo concentrati sul lancio del progetto Synergy. Per sei degli undici uffici che migreranno sul software AIRS è già stata definita e implementata l’architettura target.
Per quanto riguarda il software di dematerializzazione (Smart FIX), un passo importante è stato compiuto nella gestione automatica delle e-mail da un indirizzo centralizzato. Tale soluzione ha consentito agli uffici coinvolti di far fronte a un volume di messaggi in aumento, quantità non più gestibile alla fine dello scorso anno.
È stato inoltre deciso di rinnovare l'assetto e le funzioni al fine di rispondere al sostanziale aumento degli uffici che si avvarranno di tale soluzione. Con questa nuova impostazione, tutti gli uffici trarranno beneficio dalle procedure automatiche rese disponibili e il processo di condivisione risulterà migliorato. Anche le fonti dei dati saranno ampliate al fine di standardizzare maggiormente la classificazione e l'indicizzazione dei documenti. I documenti ricevuti dalla piattaforma Sedex o dai vari portali potranno così essere anch’essi trattati in automatico. Al momento, questa funzione è disponibile solo per i documenti scansionati e le e-mail (dall'inizio del 2025).