Elektronisches Dokumentenmanagement
Unsere DMS- (Document Management System) und Digitalisierungstools ermöglichen eine zentrale und sichere Dokumentenverwaltung. Sie automatisieren den Ablage-, Teil- und Suchprozess und vereinfachen den raschen Zugriff auf die Information. Diese Lösungen gewährleisten zudem die Compliance und optimieren den Arbeitsablauf in den IV-Stellen.
2025 wurden besondere Anstrengungen für die Aktualisierung der Dokumentationswerkzeuge unternommen. So wurde die AIRS-Version für die Dokumentenverwaltung in den 9 IV-Stellen aktualisiert, die die Software bereits verwenden. Diese in den ersten Monaten des Jahres durchgeführte, intensive Arbeit verbesserte den Komfort der Benutzenden, die neu über eine benutzerfreundlichere Oberfläche verfügen. Im zweiten Halbjahr konzentrierte sich die Arbeit auf den Start des Projekts Synergy. Die Zielarchitektur für die 11 IV-Stellen, die zur AIRS-Software migrieren, wurde definiert und für die ersten 6 IV-Stellen initialisiert.
Was die Digitalisierungssoftware (Smart FIX) betrifft, wurde ein wichtiger Schritt in Richtung automatische E-Mail-Verwaltung über eine zentrale Adresse gemacht. Dank dieser Einführung können die jeweiligen IV-Stellen die steigende Zahl dieser Korrespondenz bewältigen, was am Ende des Vorjahres nicht mehr der Fall war.
Weiter wurden eine Aktualisierung der Architektur und der Funktionen definiert, um den starken Anstieg der Zahl der IV-Stellen, die diese Lösung nutzen werden, zu stemmen. Mit dem neuen Ansatz werden die bereitgestellten Automatisierungen den IV-Stellen noch mehr nutzen und so die Zusammenlegung stärken. Die angebundenen Datenquellen werden ebenfalls erweitert, um die Klassifizierung und Indexierung der Dokumente noch stärker zu vereinheitlichen. Die über Sedex oder die verschiedenen Portale erhaltenen Dokumente werden so ebenfalls automatisch bearbeitet werden können. Aktuell ist dies nur für gescannte Dokumente und E-Mails (seit Anfang 2025) der Fall.